Bạn là chủ doanh nghiệp hay kế toán và đang băn khoăn về hóa đơn điện tử? Với việc chuyển đổi bắt buộc sang hóa đơn điện tử theo quy định của nhà nước, việc nắm rõ những thông tin cơ bản về loại hóa đơn này là vô cùng quan trọng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ: Hóa đơn điện tử là gì, có mấy loại, và cách tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng nhất.
1. Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?
Khái niệm hóa đơn điện tử không hề phức tạp như nhiều người vẫn nghĩ.
Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011, hóa đơn điện tử (HĐĐT) được định nghĩa như sau:
“Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.”
Hiểu một cách đơn giản, HĐĐT là phiên bản kỹ thuật số của hóa đơn giấy truyền thống. Thay vì in ra giấy, nó được tạo, lưu trữ và truyền nhận hoàn toàn trên môi trường điện tử. Hóa đơn này được lập trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp và có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy nếu đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật.
Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử HĐĐT được khởi tạo và lưu trữ dưới dạng định dạng dữ liệu điện tử (thường là XML) để đảm bảo tính toàn vẹn và không thể thay đổi thông tin. Điều này giúp các cơ quan chức năng dễ dàng quản lý, kiểm tra, và xử lý dữ liệu.
2. Các Loại Hóa Đơn Điện Tử Phổ Biến Hiện Nay
Hóa đơn điện tử bao gồm nhiều loại khác nhau tùy thuộc vào mục đích sử dụng. Theo quy định hiện hành, các loại hóa đơn điện tử phổ biến nhất bao gồm:
- Hóa đơn xuất khẩu: Dùng cho hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài.
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Được sử dụng bởi các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất trong hoạt động mua bán, kinh doanh.
- Hóa đơn bán hàng: Áp dụng cho các tổ chức, cá nhân nộp thuế theo phương pháp trực tiếp.
- Các loại hóa đơn khác: Bao gồm tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,… được lập dưới dạng điện tử.
Ngoài ra, HĐĐT còn được phân loại theo hình thức có hoặc không có mã của cơ quan thuế:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn có mã xác thực và số hóa đơn được cấp bởi Tổng cục Thuế. Loại hóa đơn này thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ kinh doanh cá thể.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp tự phát hành và truyền trực tiếp dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế. Hình thức này áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, có rủi ro về thuế thấp.
3. Hướng Dẫn Cách Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử
Việc tra cứu hóa đơn điện tử là một kỹ năng quan trọng giúp bạn kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn, tránh rủi ro về thuế. Dưới đây là cách tra cứu phổ biến nhất hiện nay.
Bước 1: Tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Nhập các thông tin đầy đủ vào các mục
Lưu ý: Ổ mục ký hiệu hoá đơn bỏ số “1” ở đầu
Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin bấm tìm kiếm, nếu thông tin bạn nhập đúng hệ thống sẽ báo kết quả “Tồn tại hoá đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”
